Tietosuojaseloste – Asiakkaat

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Fortum (Fortum Oyj ja sen tytäryhtiöt, ”Fortum”) käsittelee henkilötietojasi. Tietosuojaselostetta sovelletaan, kun käytät tuotteitamme tai palvelujamme tai olet muutoin vuorovaikutuksessa kanssamme. Selostetta sovelletaan myös yritysasiakkaisiin.

Saatamme antaa sinulle tuote- tai palvelukohtaisia lisätietoja tietosuojasta tuote- tai palvelukohtaisissa ehdoissa, tietosuojaliitteessä tai muissa ilmoituksissa, joita saatat nähdä käyttäessäsi tuotettamme tai palveluamme.

1. Mitä tietoja Fortum käsittelee?

Fortum kerää ja käsittelee tarpeen mukaan erilaisia henkilötietoja. Niitä ovat muun muassa seuraavat:

Henkilökohtaiset tiedot–muun muassa yhteystiedot (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), väestötiedot (esimerkiksi sukupuoli, ikä, äidinkieli, kansallisuus, ammatti) ja erilaiset lisätiedot, kuten mielenkiinnon kohteet tai asiakassegmentti sekä henkilötunnus, joka tarvitaan henkilöllisyytesi tarkistamista varten.

Sopimus- ja tapahtumatiedot – esimerkiksi tiedot sopimuksistasi, tilauksistasi, ostoistasi, maksujen tilasta sekä laskuista; tallennetut ja litteroidut puhelut; tiedot tilauksista ja tietojen käyttökielloistasi; sekä muut asiakastapahtumat, kuten palvelupyynnöt ja asiakaspalvelumme kanssa käymäsi viestinvaihto.

Maksu- ja luottotiedot– esimerkiksi maksukortti- ja pankkiyhteystiedot, joita tarvitaan ostojen vahvistamiseen ja palautuksiin, sekä luottokelpoisuustiedot.

Verkkoliikennetiedot ja tunnisteet – evästeillä tai muulla samantyyppisellä teknologialla kerätyt tiedot siitä, miten olet käyttänyt palvelujamme, esimerkiksi verkkosivuston selaustapahtumat ja segmentit, IP-osoitteesi, evästetunnus, matkapuhelimen tunnus sekä selain-, laite- ja sijaintitiedot.

Suojaus- ja turvatiedot– tiedot, joita käytetään palvelujemme ja toimitilojemme käytön suojaamiseen, esimerkiksi salasanat ja kirjautumistiedot, turvallisuuslokit ja kameravalvonnan tallenteet.

Tekniset tiedot ja kulutustiedot– esimerkiksi laitteen tai sovelluksen käyttöön liittyviä tietoja, muun muassa sähkön ja muiden hyödykkeiden kulutuksen ja tuotannon mittaus sekä latausasemien ja älylaitteiden tuottamat tiedot, kuten antureista (esim. lämpötila) saatavat tiedot.

2. Miten Fortum kerää tietoja sinusta?

Henkilötietosi, joita käsittelemme, ovat peräisin eri lähteistä:

Sinulta itseltäsi, kun tilaat tai käytät palvelujamme, täytät yhteydenottolomakkeita, osallistut kyselyyn tai kilpailuun, luot käyttäjätilin, käyt sivustollamme tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme.

Kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista osoiterekistereistä, luottotietotoimistoilta, perintätoimistoilta, asennuskumppaneilta, markkinointikumppaneilta, sähkö- ja vakuutusyhtiöiltä ja muilta tietojen tarjoajilta.

Fortum-konsernin yrityksiltä Fortum Group companies, jotka jakavat tietoja luvussa 6 mainituissa tarkoituksissa.

3. Missä tarkoituksissa ja minkä oikeusperusteiden nojalla henkilötietoja käsitellään?

Käytämme henkilötietojasi ennalta määriteltyihin tarkoituksiin sopimuksen, suostumuksen, lakisääteisen velvoitteen tai oikeutetun edun perusteella. Käytämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

3.1 Palvelujen toimittaminen ja asiakaspalvelu

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi tilausten käsittelyä, tuotteiden ja palvelujen toimittamista, asiakaspalvelua sekä maksujen, sopimusten ja asioinnin hallintaa varten.

Palvelun toimittamiseen tarvittavat tiedot määräytyvät tuotteen tai palvelun mukaan. Esimerkiksi verkkopalveluissa käyttäjän on usein tunnistauduttava, kun taas sähkösopimukset edellyttävät kulutuksen mittaamista. Asiakaspalvelumme käsittelee pyyntöjäsi ja viestejäsi palvellessaan sinua. Asiakaspalvelu saattaa myös tarjota sinulle parhaiten sopivaa sopimustyyppiä, jonka määrittelemme tietojesi perusteella. Voimme olla yhteydessä kanssasi sopimukseen liittyvissä asioissa puhelimitse, postilla, sähköpostilla, tekstiviestillä, chat-palvelun kautta, automaattisilla puheluilla ja muita digitaalisia kanavia, kuten sosiaalista mediaa, käyttäen.

Tietojesi käsittely osana palvelun toimittamista ja asiakaspalvelua perustuu tyypillisesti sopimukseen. Lain niin vaatiessa kysymme suostumustasi joidenkin palvelujen toimittamiseen. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi paikkatietoa hyödyntävät palvelut.

3.2 Myynti, markkinointi ja sidosryhmäviestintä

Saatamme ottaa sinuun yhteyttä markkinointitarkoituksessa, vaikka et olisi asiakkaamme. Pyydämme suostumuksesi yhteydenottoon silloin, kun laki sitä vaatii. Muulloin yhteydenottomme perustuu oikeutettuun etuun. Voimme lähettää ilman suostumusta sähköisiä markkinointiviestejä, jotka liittyvät asiakassuhteeseesi tai liikesuhteeseesi kanssamme, ja käyttää perinteisiä markkinointikanavia (esimerkiksi posti, puhelin, ovelta ovelle myynti), kun laki sen sallii. Järjestämme myös arvontoja ja kilpailuja.

Oman markkinointi- ja myyntitoimintamme lisäksi käytämme myynti- ja markkinointikumppaneita, jotka saattavat ottaa sinuun yhteyden omien asiakaslistojensa perusteella ja kertoa tuotteistamme ja palveluistamme tai myydä tuotteitamme ja palvelujamme omissa toimitiloissaan.

Jäljempänä kerromme lisää eri markkinointitavoista. Luvusta 10 voit lukea, miten voit hallita markkinointia.

3.2.1 Asiakasviestintä

Asiakasviestintä on sähköistä automatisoitua markkinointia, jota varten ei pyydetä nykyisten henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden suostumusta, kun tällainen käytäntö on sallittu.

Kuluttaja-asiakkaillemme, joilla on voimassa oleva tuote- tai palvelutilaus, lähetämme säännöllisesti asiakassuhteen kannalta merkityksellisiä tarjouksia ja tietoja tuotteista ja palveluista. Lähetämme nämä viestit asiakassuhteen hoitamista varten antamiesi yhteystietojen (puhelin tai sähköposti) perusteella.

Yritysasiakkaillemme (nykyisten tai mahdollisten asiakasyritystemme ja liikekumppaniemme työntekijät, muut sidosryhmät) lähetämme tarjouksia ja tietoja tuotteista, palveluista ja promootiotapahtumista sekä heidän ammatillisen roolinsa kannalta merkityksellisistä palveluista. Lähetämme nämä viestit käyttäen asiakkaalta, yritykseltä tai julkisesta lähteestä saatua työhön liittyvää yhteystietoa.

3.2.2 Suostumukseen perustuva markkinointi

Lähetämme sinulle sähköisiä markkinointiviestejä ja uutiskirjeitä, jos olet antanut suostumuksesi niihin. Tämä markkinointi voi sisältää tietoa Fortum-konsernin yhtiöiden Fortum Group companies tuotteista ja palveluista tai kumppaniemme tuotteista ja palveluista. Voimme kerätä suostumuksia markkinointiin myös kumppaniemme puolesta.

3.2.3 Perinteiset markkinointikanavat

Voimme ottaa sinuun yhteyttä perinteisiä markkinointikanavia (posti, puhelin, ovelta ovelle -myynti) käyttäen tuotteisiimme ja palveluihimme sekä kumppaniemme tuotteisiin ja palveluihin liittyvissä asioissa, jos et ole estänyt yhteystietojesi käyttöä.

3.2.4 Verkkomainokset

Mainostamme tuotteitamme ja palvelujamme verkossa käyttäjille, jotka vierailevat verkkosivustollamme tai kumppanimme verkkosivustolla. Mainostaminen toteutetaan sijoittamalla sivustoon kohdennusevästeitä tai pikseleitä, joiden avulla me (tai puolestamme toimiva kolmas osapuoli) voimme näyttää Fortumin mainoksen samalle käyttäjälle toisella sivustolla. Saatamme kohdistaa sinulle mainontaa sosiaalisessa mediassa puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi perusteella, ellet ole asettanut niihin markkinointikieltoa. Mobiilisovelluksissa mainontaa kohdennetaan sovelluksen käytöstä kerättyjen tietojen sekä asiakassuhdetietojesi perusteella. Ostamme lisäksi mainospalveluja ulkoisilta yrityksiltä, jotka kohdentavat Fortumin tuotteita ja palveluja mainostavia viestejä Fortumille tärkeille kohdeyleisöille. Fortum ei tällöin käsittele henkilötietoja itse. Lue lisää mainostuskäytännöistämme evästekäytännöstämme.

3.2.5 Myynnin ja markkinoinnin optimointiin käytettävät tiedot (”Profilointi”)

Käytämme markkinoinnissa ja mainonnassa tietoja, jotka on kerätty asiakassuhteen aikana ja asiakastutkimuksista, verkkokäyttäytymistietoja sekä johdettuja tietoja, jotka esimerkiksi ennustavat käyttäjien mielenkiinnon kohteita. Näiden tietojen perusteella voimme tehdä markkinoinnista kiinnostavampaa ja tehokkaampaa ja lähettää sinulle räätälöityjä tarjouksia. Johdettu tieto voi olla esimerkiksi segmentti, jonka perusteella käyttäjä todennäköisesti asuu esikaupunkialueella tai rivitalossa. Voit saada myös kohdennetun tarjouksen esimerkiksi siksi, että olet muuttanut äskettäin.

3.2.6 Sidosryhmäsuhteet

Hoidamme sidosryhmäsuhteitamme viestimällä asiaankuuluvista aiheista ja mainostamalla järjestämiämme tapahtumia. Viestit lähetetään sähköpostilla suoraan sidosryhmän jäseniltä tai heidän yritykseltään saatuihin sähköpostiosoitteisiin.

3.3 Tuote- ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja osana parempien palvelujen kehittämistä asiakkaillemme, liiketoiminnan päätöksenteon yhteydessä sekä tarkastellessamme asiakaspalautetta ja -tarpeita. Henkilötietojen käsittely tuote- ja palvelukehityksen yhteydessä perustuu oikeutettuun etuun. Tietoja käsitellään esimerkiksi keräämällä palautetta suoraan käyttäjiltä kyselyjen, testipaneelien, haastattelujen, lomakkeiden ja muiden markkinatutkimuksen keinojen avulla, analysoimalla palvelun käytön yhteydessä muodostunutta tietoaineistoa, tallentamalla tai litteroimalla puheluja koulutus- ja laadunvarmistustarkoituksessa sekä testaamalla järjestelmien toimintoja tilapäisesti säilytetyillä otantatiedoilla, jotka on kerätty palvelun normaalin käytön aikana.

Tuotteiden ja palvelujen kehityksessä tarvittavassa henkilötietojen käsittelyssä käytetyt tiedot de-identifioidaan siinä määrin kuin se on mahdollista. Jos olemme kyselyn yhteydessä keränneet todelliset yhteystietosi tai olemme haastatelleet sinua henkilökohtaisesti, voimme antaa lisätietoa yhteystietojen käytöstä kyselyn tai haastattelun yhteydessä. Saatamme ajoittain käyttää todellisia henkilötietoja esimerkiksi järjestelmien toimivuuden testaamiseen.

Analytiikassa emme käsittele yksilöiviä tietoja, vaan koostamme suuria määriä palvelujen käyttötietoja ja luomme niiden perusteella tilastollisia malleja, raportteja, ennusteita ja trendianalyyseja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi, analysoimme palvelun tai sen jonkin ominaisuuden toimintaa ja muodostamme laskennallisia asiakasryhmiä, joiden avulla parannamme myynti- ja markkinointitoimintaamme, kuten luvussa 3.2.5 on kuvattu.

3.4 Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, joita meillä on esimerkiksi kirjanpito- ja verolakien ja rahanpesun torjuntaan liittyvien lakien perusteella.

3.5 Lakiin perustuvien oikeuksien puolustaminen ja palvelujen ja asiakkaiden turvallisuuden varmistaminen

Käytämme henkilötietoja omien oikeuksiemme sekä asiakkaidemme oikeuksien puolustamiseen ja turvaamiseen. Kun henkilötietoja käsitellään lakiin perustuvien vaateiden, velan perinnän, luottotietojen tarkistuksen, tietoturvan varmistamisen sekä petosten ja väärinkäytösten estämisen yhteydessä, perusteena on tyypillisesti oikeutettu etu. Henkilötietoja käytetään tuotteidemme ja palvelujemme turvallisuuden varmistamiseen esimerkiksi keräämällä käyttölokeja ja järjestelmien varmuuskopioita, tarkistamalla käyttäjien käyttöoikeudet ja estämällä hyökkäyksiä.

4. Automaattinen päätöksenteko

Jos käytämme automaattista päätöksentekoa, jolla on oikeudellinen tai yhtä merkittävä vaikutus sinuun, ilmoitamme tästä sinulle etukäteen. Jos automaattinen päätöksenteko ei ole lain perusteella oikeutettu tai tarpeellinen sopimuksen toteuttamista tai solmimista varten, pyydämme siihen suostumuksesi.

Voit aina ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ja ilmaista mielipiteesi tai kiistää päätöksen, joka on perustunut yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, sekä pyytää manuaalista päätöksentekoprosessia.

5. Kuinka kauan Fortum säilyttää henkilötietoja?

Fortum poistaa tai de-identifioi henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita. Henkilökohtaisia tietojasi sekä asiointitietojasi ei säilytetä kauempaa, kuin mitä liitteenä olevassa taulukossa mainitaan.

Liite: Henkilötietojen säilytysajat

6. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Saatamme jakaa henkilötietojasi seuraavien toimijoiden kanssa asianmukaisissa tilanteissa:

Fortum-konsernin yhtiöt – Konserniimme kuuluvat yhtiöt voivat käyttää henkilötietojasi tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin oikeutetun edun perusteella siinä määrin kuin sovellettavat lait sen sallivat, muun muassa yhtiöiden tuotteiden ja palvelujen markkinointiin sinulle.

Kaupalliset kumppanit – Luovutamme henkilötietoja kaupallisille kumppaneillemme oikeutetun edun perusteella siinä määrin, kuin sovellettava laki sen sallii. Esimerkkejä:

Kaupallisia kumppaneitamme ovat esimerkiksi sähköverkkoyhtiöt, perintätoimistot, vakuutusyhtiöt, kuluttajaelektroniikan jälleenmyyjät, latausasemayritykset, autonvalmistajat ja verkkomainontakumppanit, kuten evästekäytännössä on selitetty.

Suostumus, sopimus tai pyyntö – Voimme jakaa henkilötietojasi, jos olet antanut meille siihen suostumuksen. Jotkin tuotteemme ja palvelumme antavat sinulle mahdollisuuden jakaa henkilötietojasi muiden kanssa. Saatamme jakaa henkilötietojasi myös kolmannen osapuolen kanssa, jos kanssasi tehdyn sopimuksen asettamien velvoitteiden tai esittämäsi pyynnön täyttäminen vaatii sitä. Luovutamme esimerkiksi osoitteesi posti-, kuriiri- tai asennuspalvelulle, jotta voimme toimittaa tilaamasi tuotteen tai palvelun.

Alihankkijamme – Käytämme palvelujemme toimittamiseen alihankkijoita. Alihankkijoillamme on pääsy tietoihisi, kun he käsittelevät niitä puolestamme. He eivät kuitenkaan saa käyttää henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Varmistamme asianmukaisilla sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään tämän selosteen mukaisesti. Palveluntuottajat, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat tyypillisesti esimerkiksi puhelinmarkkinointi- ja myyntikumppaneita, maksu- ja laskutuskumppaneita sekä IT-ohjelmistojen ja -palvelujen toimittajia.

Sulautumiset ja yritysostot – Jos päätämme myydä, sulauttaa tai muulla tavoin järjestää uudelleen liiketoimintojamme, siihen voi sisältyä henkilötietojen luovuttaminen mahdollisille tai tosiasiallisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen.

Viranomaiset, oikeudelliset prosessit ja laki – Luovutamme tietojasi toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille, siinä määrin kuin laki sitä vaatii. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeudellisten prosessien yhteydessä tai viranomaisen sovellettavaan lakiin perustuvan pyynnön perusteella, oikeuden määräyksen perusteella, oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä tai silloin, jos laki sitä muuten vaatii tai sen sallii.

7. Siirtääkö Fortum henkilötietoja kolmansiin maihin?

Jotkin palveluntarjoajistamme ja konsernimme yhtiöistä toimivat kansainvälisesti, joten henkilötiedot voivat joissakin tapauksissa sijaita Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Fortum käyttää asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Voit pyytää lisätietoja siirroista asiakaspalvelustamme.

8. Miten Fortum suojaa henkilötiedot?

Fortum suojaa tietosi katoamiselta ja väärinkäytöltä asianmukaisilla organisatorisilla ja teknisillä suojaustoimenpiteillä. Käytössämme on kyberturvallisuuden hallintamalli, jossa kuvataan roolit ja vastuut konsernitasolla. Ohjeissamme annetaan yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten henkilötietoja tulee käsitellä Fortumissa. Järjestämme tietoisuuskampanjoita, jotka parantavat Fortumin työntekijöiden valmiuksia yksityisyyden suojaamisessa ja tietoturvassa. Kun teemme kolmannen osapuolen kanssa sopimuksen palvelusta, joka saattaa antaa kyseiselle osapuolelle pääsyn henkilötietoihisi, sopimuksessa vaaditaan, että sillä on käytössä samantasoiset tietoturvatoimet.

9. Evästeet

Kun käytät palvelujamme tai käyt verkkosivustoillamme, Fortum voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden tai muun samantapaisen tekniikan avulla. Sivustomme voi sisältää myös kolmansien osapuolten evästeitä tai muuta samantyyppistä teknologiaa. Voit lukea lisää evästeidemme ja verkkopohjaisen tiedon käytön hallinnasta evästekäytännöstämme.

10. Oikeutesi ja niiden käyttäminen

Seuraavassa on lueteltu oikeutesi, jotka liittyvät Fortumin käsittelemiin henkilötietoihisi. Jos haluat kysyä lisää oikeuksistasi tai käyttää niitä, ota yhteys asiakaspalveluumme.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin – Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, että tietojasi käsitellään, sekä pyytää kopio henkilötiedoistasi.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen – Voit pyytää sinua koskevien tietojen korjaamista, jos tiedot ovat virheellisiä tai jos niitä on päivitettävä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Voit saada meille antamasi tiedot ja käyttää niitä uudelleen toisaalla. Voimme toimittaa valitun joukon tietoja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely on perustunut joko sopimukseen tai suostumukseen.

Oikeus tietojen poistamiseen– Poistamme tietosi pyynnöstäsi, jos niitä ei enää oikeutetusti tarvita.

Oikeus peruuttaa suostumuksesi – Jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Fortumin oikeutetun edun perusteella, esimerkiksi jos tietoja käytetään tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseen tai muihin luvussa 3 ja 6 kuvattuihin tarkoituksiin. Fortum voi hylätä pyyntösi, jos käsittelyn jatkamiseen on huomattavan tärkeä syy.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Joissakin olosuhteissa sinulla on oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Sähköisten markkinointiviestien ja asiakastutkimusten estäminen – Jos et halua enää saada Fortumilta markkinointiviestejä, voit lopettaa niiden tilauksen milloin tahansa. Tämä on helpointa tehdä markkinointiviestin lopussa olevasta linkistä.

Puhelin- ja postimarkkinoinnin estäminen – Jos et enää halua saada Fortumilta markkinointipuheluita tai -kirjeitä, voit ottaa yhteyden asiakaspalveluumme tai kertoa asiasta asiakaspalvelun edustajalle markkinointipuhelun aikana. Voit hallita valintojasi myös kansallisessa kieltorekisterissä.

Evästeiden hallinta ja kohdennetun verkkomainonnan estäminen – Voit hallita sivustojemme evästeitä tai estää kohdennetun verkkomainonnan evästekäytännössä kuvatuilla tavoilla.

Huomaa, että markkinointiviestejä voi tulla vielä jonkin aikaa eston jälkeen, kun järjestelmien päivittäminen on vielä kesken. Saatamme myös käyttää markkinointikumppaneita, jotka näyttävät sinulle tuotteitamme ja palvelujamme, mutta eivät ole saaneet meiltä henkilötietojasi. Jos haluat tällöin estää markkinoinnin tai käyttää muita oikeuksiasi, ota yhteys suoraan kyseiseen markkinointikumppaniin.

Valituksen tekeminen: Jos emme toimi pyyntösi mukaisesti, kerromme syyn siihen. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme tai siihen, miten käsittelemme henkilötietoja, ota meihin yhteyttä. Jos et ole edelleenkään tyytyväinen käsittelyyn, voit ottaa yhteyden kansalliseen tietosuojaviranomaiseen.

11. Tähän tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset

Fortum pidättää oikeuden tämän tietosuojaselosteen muutoksiin. Mahdollisista muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan verkkosivustollamme tai suoralla tiedonannolla sinulle.

12. Henkilötietojesi rekisterinpitäjä

Tiedoistasi vastaava rekisterinpitäjä on yleensä se Fortum-yhtiö, jonka kanssa olet tehnyt sopimuksen. Listan tärkeimmistä Fortum-konserniyhtiöistä löydät täältä.

Jos sinulla on kysyttävää tai haluat käyttää oikeuksiasi, katso luku 10.

Muut tietosuojaan liittyvät kysymykset ja kommentit voit osoittaa tietosuojaryhmällemme tällä lomakkeella.

Yllä annettuja kanavia käyttäen saat yhteyden myös Fortumin tietosuojavastaavaan